Hasta ahora, hemos guardado tareas en Microsoft To Do, Outlook, OneNote y Planner. Cada aplicación tiene sus propias cualidades que la convierten en la forma más apropiada de rastrear una acción. Sin embargo, esto tiene el potencial de hacer la planificación diaria bastante complicada. ¿Cómo se comprueba cada una de estas aplicaciones al comenzar el día, para asegurarse de que no se pase por alto ninguna tarea?
Aquí es donde una característica particular, hace que Microsoft To Do realmente valga la pena. Microsoft To Do puede recopilar todas sus tareas pendientes a través del paquete de productos de Microsoft.
Comencemos con una función simple que realmente me ayuda psicológicamente – al principio de cada día, Mi Día está vacío. No hay una lista abrumadora de acciones que queden de ayer, o del día anterior. En muchas herramientas, la lista de tareas incompletas y atrasadas se sigue acumulando con el tiempo hasta que crean frustración y pueden llevar a abandonar la herramienta. Por el contrario, la vista Mi Día en Microsoft To Do comienza limpia cada día.
¿Qué efecto práctico tiene esto? Principalmente, el día comienza con una victoria. En lugar de ver todo lo que queda pendiente de ayer, puedes empezar añadiendo tu Rutina Diaria a Mi Día. Para los fanáticos de Covey, este es el Cuadrante 2, no es urgente, pero es importante. Para mí, normalmente puedo eliminar esta lista en unos treinta minutos. Esto te lleva a responder activamente a las prioridades, no en reaccionar a las crisis.
Una vez que tengas tus tareas añadidas a Mi Día, simplemente haz clic en la marca de verificación(check) cuando cada una esté completa. Puedes elegir entre mostrar u ocultar las tareas completadas. Prefiero ocultar las tareas completadas, ya que hay cierta satisfacción al ver que la lista se disuelve lentamente hasta quedar en nada.
Una vez que todas las tareas de su primera ronda estén completas, haga clic en el botón Hoy, la bombilla en la parte superior derecha. Se abrirá un panel con una lista de tareas pendientes para añadirlas a tu vista de Mi Día. La lista incluye las tareas que deben entregarse hoy, las del pasado que aún están abiertas y las que se entregarán en breve. Al hacer clic en el signo más (+) junto a las tareas seleccionadas, el elemento se agregará a la vista Mi Día.
Esta lista de tareas pendientes proviene de varias fuentes. Por ejemplo, si marcas un correo electrónico en MS Outlook, el correo electrónico aparece en MS To Do. Si se le han asignado tareas desde MS Planner, esas tareas aparecerán en MS To Do con fechas de vencimiento. Si marcó elementos para seguimiento en una Nota de Reunión de OneNote, esos elementos aparecen en MS To Do.
Dado que Microsoft To Do busca en el paquete de Microsoft Office 365 para encontrar elementos de acción pendientes, usted es libre de utilizar la herramienta más adecuada en función de lo que esté haciendo cuando se entere de las tareas. Entonces, cuando es el momento de completar esas tareas, todas pueden ser encontradas en un solo lugar – Microsoft To Do.
Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.