Tag: Power Automate

Automatizar la planificación de reuniones

Usar los flujos de trabajo para crear listas de control de preparación para las reuniones

Con el confinamiento actual, estoy teniendo bastantes videoconferencias.  Antes de estas reuniones, hay algunos pasos que doy para que la reunión sea lo más productiva posible.  Por ejemplo:

  • Verificar la fecha, la hora y el lugar
  • Verificar asistentes a la reunión
  • Crear una nota de reunión
  • Sincronizar los documentos relevantes al iPad
  • Sincronizar el portátil OneNote con el iPad
  • Comprobar el funcionamiento del software de teleconferencia

Normalmente, uso Microsoft To-Do para ayudarme con la lista de control.  Eso significa que tengo que crear cada una de estas tareas antes de la reunión con suficiente tiempo de antelación para evitar las prisas de última hora.  Para facilitar esto, puedo usar un flujo de trabajo en Microsoft Power Automate que crea estas tareas para las próximas reuniones.

Microsoft Power Automate (antes Flow) permite crear flujos de trabajo automatizados, en particular entre las aplicaciones de Microsoft Office.  En este caso, quiero crear un flujo de trabajo que cree elementos en Tareas pendientes siempre que aparezca una reunión en mi calendario en Outlook.

Para crear el flujo de trabajo, voy a la página de Office 365 y utilizo el ‘waffle’ de la esquina superior izquierda para elegir Power Automate.  En el menú de la izquierda, selecciono Crear.

En este caso, a fecha de este escrito, no hay ninguna plantilla que incluya tareas pendientes. Por lo tanto, tendremos que crear el flujo de trabajo desde Iniciar desde cero y luego elegir Flujo automatizado.

En la siguiente pantalla le damos un nombre al flujo y elegimos el desencadenante del flujo.  Busca evento y desplázate hacia abajo hasta Cuando se crea un nuevo evento.  La ventana cambia al editor de flujo, con el desencadenante de Outlook en la parte superior.  Dentro de este primer paso (el desencadenante), escoge el calendario que queremos monitorizar.  Ahora podemos decirle a Power Automate lo que queremos que haga cuando se active.

Haz clic en +Nuevo paso, lo que nos permite elegir la acción.  Queremos usar la acción Agregar una tarea de Microsoft To-Do.  En el campo Asunto, introduzca nuestro primer elemento Verificar la hora y el lugar de la reunión. Para la Fecha de vencimiento, vamos a utilizar un poco de matemáticas para que esto ocurra el día antes de la reunión. Coloca el cursor en el campo Fecha de vencimiento y haz clic en Expresión.  Ahora desplácese hacia abajo hasta Fecha y hora y elija addDays. En el editor de expresiones, coloque el cursor entre los paréntesis y haga clic en Contenido dinámico.  Dado que deseamos iniciar la tarea el día anterior a la reunión, agregamos -1 a la expresión y hacemos clic en Aceptar. La fórmula resultante:

addDays(triggerBody()?['start'],-1)

Como tendremos múltiples reuniones en nuestro calendario, querremos saber cuál necesitamos verificar.  Para ello, introducimos el asunto de la reunión en el campo Cuerpo Contenido. 

 Ahora hacemos clic en Guardar y luego usamos el Comprobador de flujo para encontrar cualquier problema obvio. Si no hay problemas, podemos probar el flujo con un Evento de Prueba en el calendario que elegimos activar.

Eso es lo básico.  Si quieres crear elementos para todo lo que está en la lista de preparación, puedes añadir un nuevo paso al flujo para cada elemento.

Automate Meeting Planning

Use workflows to create prep checklists for meetings

With the current lockdown, I am having quite a few video conferences.  Before these meetings, there are a few steps I take to help make the meeting as productive as possible.  For example:

  • Verify calendar date, time and location
  • Review meeting attendees
  • Create a Meeting Note
  • Sync relevant documents to iPad
  • Sync OneNote notebook to iPad
  • Check teleconference software operability

Typically, I use Microsoft To-Do to help me with checklist.  That means I have to create each of these tasks before the meeting with enough lead time to avoid a last-minute rush.  To make this a little easier, I can use a workflow in Microsoft Power Automate that creates these tasks for upcoming meetings.

Microsoft Power Automate (formerly Flow) lets you create automated workflows, in particular between Microsoft Office apps.  In this case, I want to create a workflow that creates items in To-Do whenever a meeting appears on my calendar in Outlook.

To create the workflow, I go to my Office 365 site and use the ‘waffle’ in the top left corner to choose Power Automate.  In the left menu, I choose Create.

In this case, as of this writing, there is no template that includes To-Do. Therefore, we will have to create the workflow from Start from blank and then choose Automated flow.

In the next screen we give the flow a name and chose the flow’s trigger.  Search for ‘event’ and scroll down to When a new event is created.  The window changes to the flow editor, with the Outlook trigger at the top.  Within this first step (the trigger), choose which calendar we want to monitor.  Now we can tell Power Automate what we want it to do when triggered.

Click +New Step, which allows us to choose the action.  We want to use the Add a to-do action from Microsoft To-Do.  In the Subject field, enter our first item Verify meeting time and location. For Due Date, we are going to use a little math so that this happens the day before the meeting. Place the cursor in the Due Date field and click on Expression.  Now scroll down to Date and time and choose addDays. In the expression editor, place the cursor between the parentheses and click Dynamic content.  Since we want to start the task the day before the meeting, we add -1 to the expression and click OK. The resulting formula:

addDays(triggerBody()?['start'],-1)

Since we will have multiple meetings on our calendar, we will want to know which one we need to verify.  To do this, we enter the meeting subject line in the Body Content field.

We now click on Save  and then use the Flow Checker to find any obvious issues. If there are no problems, we can test the flow with a Test Event on the calendar we chose as the trigger.

That is the basics.  If you want to create items for everything on the prep list, you can add a new step to the workflow for each item.