Zettel Conexiones en OneNote

Todavía estoy haciendo pruebas de campo sobre cómo implementar un sistema práctico de Zettelkasten dentro de OneNote. Estoy menos interesado en los matices de Zettelkasten, y más preocupado por lo que lo hace un sistema útil. Lo que he encontrado más valioso han sido las conexiones entre conceptos – tener una idea y ser capaz de vincularla con otras ideas. Este proceso tiende a ayudarme a sintetizar la información que estoy tratando de aprender. Sin embargo, estoy usando el proceso abierto de identificar enlaces a las páginas de OneNote para ayudarme a hacer enlaces encubiertos similares de sinapsis en mi propia memoria.

Parece que una característica clave de algunas aplicaciones de Zettelkasten es el enlace de doble sentido. Es decir, si enlazo la nota A con la nota B, la aplicación también enlazará la nota B con la nota A. Para replicar esto completamente en OneNote, tendría que insertar dos enlaces por cada conexión realizada. En la nota A, tendría que crear el enlace a la nota B. Luego, en la nota B, tendría que hacer el correspondiente enlace de vuelta a la nota A. Esto ciertamente añade una capa de complejidad.

El escenario podría ser como tal: Al crear una nota en “Cosas”, quiero entrar en detalles sobre las cosas que tienen color. Puedo escribir rápidamente [[Cosas con Color]] y una vez que hago clic en este texto con los corchetes, OneNote crea automáticamente una nueva página titulada Cosas con Color. En esta nueva nota quiero describir las cosas rojas, azules y verdes. Así que de nuevo, uso los paréntesis para crear páginas para [[Cosas Rojas]], [[Cosas Azules]], y [[Cosas Verdes]]. Mientras hago clic en estas frases, OneNote crea las nuevas páginas.

En este punto, las aplicaciones de Zettel también crearían enlaces desde las páginas rojas, azules y verdes a la página de Cosas. OneNote no hace esto. Por lo tanto, no tengo fácilmente una manera de rastrear mi camino de regreso a la página de Cosas desde la página Roja, por ejemplo.

Sin embargo, lo que OneNote tiene es una muy buena función de búsqueda. Como enlazo desde Cosas a Cosas Rojas usando un enlace que contiene específicamente las palabras “Cosas Rojas”, puedo usar la búsqueda para encontrar todas las instancias del título de cualquier página. En este caso, si busco “Cosas Rojas” (incluyendo las citas, para que busque la frase completa), uno de los aciertos será la página Cosas.

En efecto, ahora puedo avanzar y retroceder fácilmente a lo largo de mis conexiones. Para avanzar, simplemente miro los enlaces de cualquier página. Para retroceder, utilizo el título de la página como cadena de búsqueda para ver todas las demás páginas que apuntan a la página en la que estoy.

Zettel Connections in OneNote

Follow notes forward and backward to fully develop ideas

I am still conducting field tests on how to implement a practical Zettelkasten system within OneNote. I am less interested in the nuances of Zettelkasten, and more concerned with what makes it a useful system. What I have found most valuable has been the connections between concepts – having an idea and being able to link it to other ideas. This process tends to help me synthesize the information I am trying to learn. It is though I am using the overt process of identifying links to OneNote pages to help me make similar covert synapse linkages in my own memory.

It seems that a key feature of some Zettelkasten applications is the two-way link. That is, if I link note A to note B, the application will also link note B back to note A. To fully replicate this in OneNote, I would have to insert two links for every connection made. In note A, I would need to create the link to note B. Then, in note B, I would have to make a corresponding link back to note A. This certainly adds a layer of complexity.

The scenario could be as such: While creating a note on “Things,” I want to go into detail about things that have color. I can quickly type [[Things with Color]] and once I click this text with the brackets, OneNote automatically creates a new page titled Things with Color. On this new note I want to describe red, blue, and green things. So again, I use the brackets to create pages for [[Red Things]], [[Blue Things]], and [[Green Things]]. As I click on these phrases, OneNote creates the new pages.

The Zettel apps at this point would also create links back from the Red, Blue, and Green pages back to the Things page. OneNote does not do this. Thus, I do not readily have a way to trace my way back to the Things page from the Red page, for instance.

However, what OneNote has is a pretty good search function. Since I link from Things to Red Things using a link that specifically contains the words “Red Things,” I can use the search to find all instances of any page’s title. In this case, if I search for “Red Things” (including the quotes, so that it looks for the complete phrase), one of the hits will be the page Things. In effect, I can now easily move both forward and backward along my connections. To move forward, I simply look at the links on any given page. To move backward, I use the page’s title as my search string to see all other pages that point to the page I am on.

Automatizar la planificación de reuniones

Usar los flujos de trabajo para crear listas de control de preparación para las reuniones

Con el confinamiento actual, estoy teniendo bastantes videoconferencias. Antes de estas reuniones, hay algunos pasos que doy para que la reunión sea lo más productiva posible. Por ejemplo:

Verificar la fecha, la hora y el lugar
Verificar asistentes a la reunión
Crear una nota de reunión
Sincronizar los documentos relevantes al iPad
Sincronizar el portátil OneNote con el iPad
Comprobar el funcionamiento del software de teleconferencia

Normalmente, uso Microsoft To-Do para ayudarme con la lista de control. Eso significa que tengo que crear cada una de estas tareas antes de la reunión con suficiente tiempo de antelación para evitar las prisas de última hora. Para facilitar esto, puedo usar un flujo de trabajo en Microsoft Power Automate que crea estas tareas para las próximas reuniones.

Microsoft Power Automate (antes Flow) permite crear flujos de trabajo automatizados, en particular entre las aplicaciones de Microsoft Office. En este caso, quiero crear un flujo de trabajo que cree elementos en Tareas pendientes siempre que aparezca una reunión en mi calendario en Outlook.

Para crear el flujo de trabajo, voy a la página de Office 365 y utilizo el ‘waffle’ de la esquina superior izquierda para elegir Power Automate. En el menú de la izquierda, selecciono Crear.

En este caso, a fecha de este escrito, no hay ninguna plantilla que incluya tareas pendientes. Por lo tanto, tendremos que crear el flujo de trabajo desde Iniciar desde cero y luego elegir Flujo automatizado.

En la siguiente pantalla le damos un nombre al flujo y elegimos el desencadenante del flujo. Busca evento y desplázate hacia abajo hasta Cuando se crea un nuevo evento. La ventana cambia al editor de flujo, con el desencadenante de Outlook en la parte superior. Dentro de este primer paso (el desencadenante), escoge el calendario que queremos monitorizar. Ahora podemos decirle a Power Automate lo que queremos que haga cuando se active.

Haz clic en +Nuevo paso, lo que nos permite elegir la acción. Queremos usar la acción Agregar una tarea de Microsoft To-Do. En el campo Asunto, introduzca nuestro primer elemento Verificar la hora y el lugar de la reunión. Para la Fecha de vencimiento, vamos a utilizar un poco de matemáticas para que esto ocurra el día antes de la reunión. Coloca el cursor en el campo Fecha de vencimiento y haz clic en Expresión. Ahora desplácese hacia abajo hasta Fecha y hora y elija addDays. En el editor de expresiones, coloque el cursor entre los paréntesis y haga clic en Contenido dinámico. Dado que deseamos iniciar la tarea el día anterior a la reunión, agregamos -1 a la expresión y hacemos clic en Aceptar. La fórmula resultante:

addDays(triggerBody()?['start'],-1)

Como tendremos múltiples reuniones en nuestro calendario, querremos saber cuál necesitamos verificar. Para ello, introducimos el asunto de la reunión en el campo Cuerpo Contenido.

Ahora hacemos clic en Guardar y luego usamos el Comprobador de flujo para encontrar cualquier problema obvio. Si no hay problemas, podemos probar el flujo con un Evento de Prueba en el calendario que elegimos activar.

Eso es lo básico. Si quieres crear elementos para todo lo que está en la lista de preparación, puedes añadir un nuevo paso al flujo para cada elemento.

Automate Meeting Planning

Use workflows to create prep checklists for meetings

With the current lockdown, I am having quite a few video conferences. Before these meetings, there are a few steps I take to help make the meeting as productive as possible. For example:

Verify calendar date, time and location
Review meeting attendees
Create a Meeting Note
Sync relevant documents to iPad
Sync OneNote notebook to iPad
Check teleconference software operability

Typically, I use Microsoft To-Do to help me with checklist. That means I have to create each of these tasks before the meeting with enough lead time to avoid a last-minute rush. To make this a little easier, I can use a workflow in Microsoft Power Automate that creates these tasks for upcoming meetings.

Microsoft Power Automate (formerly Flow) lets you create automated workflows, in particular between Microsoft Office apps. In this case, I want to create a workflow that creates items in To-Do whenever a meeting appears on my calendar in Outlook.

To create the workflow, I go to my Office 365 site and use the ‘waffle’ in the top left corner to choose Power Automate. In the left menu, I choose Create.

In this case, as of this writing, there is no template that includes To-Do. Therefore, we will have to create the workflow from Start from blank and then choose Automated flow.

In the next screen we give the flow a name and chose the flow’s trigger. Search for ‘event’ and scroll down to When a new event is created. The window changes to the flow editor, with the Outlook trigger at the top. Within this first step (the trigger), choose which calendar we want to monitor. Now we can tell Power Automate what we want it to do when triggered.

Click +New Step, which allows us to choose the action. We want to use the Add a to-do action from Microsoft To-Do. In the Subject field, enter our first item Verify meeting time and location. For Due Date, we are going to use a little math so that this happens the day before the meeting. Place the cursor in the Due Date field and click on Expression. Now scroll down to Date and time and choose addDays. In the expression editor, place the cursor between the parentheses and click Dynamic content. Since we want to start the task the day before the meeting, we add -1 to the expression and click OK. The resulting formula:

addDays(triggerBody()?['start'],-1)

Since we will have multiple meetings on our calendar, we will want to know which one we need to verify. To do this, we enter the meeting subject line in the Body Content field.

We now click on Save and then use the Flow Checker to find any obvious issues. If there are no problems, we can test the flow with a Test Event on the calendar we chose as the trigger.

That is the basics. If you want to create items for everything on the prep list, you can add a new step to the workflow for each item.

Usar “Mi Dia” como tablero de mandos en el O365

Rastrear las actividades a través de múltiples aplicaciones

Hasta ahora, hemos guardado tareas en Microsoft To Do, Outlook, OneNote y Planner. Cada aplicación tiene sus propias cualidades que la convierten en la forma más apropiada de rastrear una acción. Sin embargo, esto tiene el potencial de hacer la planificación diaria bastante complicada. ¿Cómo se comprueba cada una de estas aplicaciones al comenzar el día, para asegurarse de que no se pase por alto ninguna tarea?

Aquí es donde una característica particular, hace que Microsoft To Do realmente valga la pena. Microsoft To Do puede recopilar todas sus tareas pendientes a través del paquete de productos de Microsoft.

Comencemos con una función simple que realmente me ayuda psicológicamente – al principio de cada día, Mi Día está vacío. No hay una lista abrumadora de acciones que queden de ayer, o del día anterior. En muchas herramientas, la lista de tareas incompletas y atrasadas se sigue acumulando con el tiempo hasta que crean frustración y pueden llevar a abandonar la herramienta. Por el contrario, la vista Mi Día en Microsoft To Do comienza limpia cada día.

¿Qué efecto práctico tiene esto? Principalmente, el día comienza con una victoria. En lugar de ver todo lo que queda pendiente de ayer, puedes empezar añadiendo tu Rutina Diaria a Mi Día. Para los fanáticos de Covey, este es el Cuadrante 2, no es urgente, pero es importante. Para mí, normalmente puedo eliminar esta lista en unos treinta minutos. Esto te lleva a responder activamente a las prioridades, no en reaccionar a las crisis.

Una vez que tengas tus tareas añadidas a Mi Día, simplemente haz clic en la marca de verificación(check) cuando cada una esté completa. Puedes elegir entre mostrar u ocultar las tareas completadas. Prefiero ocultar las tareas completadas, ya que hay cierta satisfacción al ver que la lista se disuelve lentamente hasta quedar en nada.

Una vez que todas las tareas de su primera ronda estén completas, haga clic en el botón Hoy, la bombilla en la parte superior derecha. Se abrirá un panel con una lista de tareas pendientes para añadirlas a tu vista de Mi Día. La lista incluye las tareas que deben entregarse hoy, las del pasado que aún están abiertas y las que se entregarán en breve. Al hacer clic en el signo más (+) junto a las tareas seleccionadas, el elemento se agregará a la vista Mi Día.

Esta lista de tareas pendientes proviene de varias fuentes. Por ejemplo, si marcas un correo electrónico en MS Outlook, el correo electrónico aparece en MS To Do. Si se le han asignado tareas desde MS Planner, esas tareas aparecerán en MS To Do con fechas de vencimiento. Si marcó elementos para seguimiento en una Nota de Reunión de OneNote, esos elementos aparecen en MS To Do.

Dado que Microsoft To Do busca en el paquete de Microsoft Office 365 para encontrar elementos de acción pendientes, usted es libre de utilizar la herramienta más adecuada en función de lo que esté haciendo cuando se entere de las tareas. Entonces, cuando es el momento de completar esas tareas, todas pueden ser encontradas en un solo lugar – Microsoft To Do.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Use “My Day” as a dashboard across O365

Track activities across multiple applications

At this point we have captured tasks in Microsoft To Do, Outlook, OneNote and Planner. Each application has its own situations that make it the most appropriate way to create a tracked action. However, this has the potential to make daily planning quite complicated. How do you check each one of these applications as you start your day, to ensure no tasks are overlooked?

This is where a particular feature makes Microsoft To Do actually worthwhile. Microsoft To Do can collect all of your pending tasks across the Microsoft product suite.

Let’s start with a simple feature that really helps me psychologically – at the beginning of each day, My Day is empty. There is no overwhelming list of actions left from yesterday, or the day before. In many tools, the list of incomplete and overdue tasks keeps accumulating over time until they create frustration and may lead to abandoning the tool. In contrast, the My Day view in Microsoft To Do starts clean each day.

What practical affect does this have? Primarily, the day starts off with a win. Rather than seeing everything still outstanding from yesterday, you can start with by adding your Daily Routine to My Day. For the Covey fans out there, this is Quadrant 2 – non-urgent, but important. For me, I can usually knock out this list in about thirty minutes. This results in actively responding to priorities, not reacting to crises.

Once you have your tasks added to My Day, simply click the check mark as each one is completed. You can choose whether to show or hide completed tasks. I prefer to hide completed tasks, as there is a certain satisfaction seeing the list slowly dissolve to nothing.

Once all the tasks from your first round are complete, click on the Today button (the lightbulb in the top right). A panel will open up with a list of pending tasks to add to your My Day view. The list includes items due today, items from the past that are still open, and tasks that will be due soon. Clicking the plus sign (+) next to selected tasks will add the item to your My Day view.

This list of pending tasks comes from various sources. For instance, if you flag an email in MS Outlook, the email shows up in MS To Do. If you have been assigned tasks from MS Planner, those tasks will show up in MS To Do with due dates. If you flagged items for follow-up in a OneNote Meeting Note, those items show up in MS To Do.

Since Microsoft To Do searches across the Microsoft Office 365 suite to find outstanding action items, you are free to use the most appropriate tool based on what you are doing when you become aware of the tasks. Then, when it is time to complete those tasks, they can all be found in one place – Microsoft To Do.

This is the final part of a series on productivity using Office 365.

Track Project tasks with MS Planner

Coordinate and Collaborate on Projects

So far, we have made use of the Microsoft To Do application to provide us with a simple list of daily tasks. What about more complex scenarios, such as when you depend on others to finish their assigned tasks before you can begin yours? If you are a real heavy hitter, you might turn to Microsoft Project. However, for most of us MS Project is simply too complex. Besides, it does not come with the standard Microsoft Office 365.

Might I recommend that you take a look at Microsoft Planner, which comes with most Office 365 business subscriptions and is part of the standard applications found with Microsoft Teams. Planner allows you to generate a set of tasks, typically related to a single project or effort. You can then assign these tasks to team members and then track progress. Microsoft Planner gives you greater visibility and collaboration than MS To Do, without the significant overhead of using MS Project.

Microsoft Planner includes task boards with buckets, calendar views and a collection of progress charts. Tasks assigned to you can be quickly called up through the built-in My Tasks view.

Adding a Plan to a Team

From Microsoft Teams, select the team and channel to be associated with the plan.
In the channel header, click on Add a tab +.
In the Add a tab window, choose Planner.
In the Planner window, select Create a new plan, and provide a name for the plan. (Note: The name provided will be used on the channel tab, too.)
Click Save.

Opening an Existing Plan from Teams

From Microsoft Teams, select the team and channel associated with the plan.
In the Teams header, click on the tab for the plan.

Usar los blocs de notas de Teams

Comparte tus ideas con tu equipo

Añadamos una nueva herramienta a nuestras herramientas de productividad: los equipos de Microsoft. Se puede crear un bloc de notas OneNote para cada MS Teams. Esto significa que cualquier idea o acción que hayas guardado en OneNote puede ser fácilmente compartida con tu equipo. Sin embargo, desde el punto de vista de la usabilidad, la interfaz de los equipos con OneNote es un poco más limitada que la versión de escritorio de OneNote. (De hecho, hasta el momento de escribir este artículo, la versión para equipos de OneNote se ha limitado a “sólo lectura” debido a que todos los usuarios trabajan desde casa debido a un coronavirus).

Sin embargo, esta falta de funcionalidad no es un problema, porque se puede acceder al mismo bloc de notas usando la aplicación OneNote del escritorio. Por lo tanto, crear el bloc de notas desde los MS Teams, pero mantener y añadir al portátil desde la versión del escritorio. Esto proporciona la funcionalidad completa mientras se sigue colaborando con otros miembros del equipo.

Nota al margen: En el pasado, he recomendado mantener un solo bloc de notas para todas sus notas. He abandonado este enfoque debido a las presiones sobre el rendimiento. Sin embargo, tengo un nuevo enfoque que compartiré en un próximo post.

Creación de cuadernos de equipo

De Microsoft Teams, seleccione el equipo correspondiente.
Dentro del equipo, elija uno de los canales, como General.
En la parte superior de Teams, seleccione Agregar una pestaña (+).
En la ventana de diálogo Agregar una pestaña, elija la aplicación OneNote.
Expanda el bloc de notas de equipo predeterminado haciendo clic en el triángulo junto al nombre del bloc de notas.
Haga clic en el signo más (+) para crear una nueva sección.
Proporcione un nombre para la nueva sección (recomendación: use el nombre del canal).
Si lo desea, deje la marca (check) en “Publicar en el canal sobre esta pestaña” para notificar a los miembros del equipo que el bloc de notas ya existe.
Haga clic en “Guardar”

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Use Teams Notebooks

Share your ideas with your team

Let’s add a new tool to our productivity toolbox – Microsoft Teams. A OneNote notebook can be created for each MS Team. This means that any idea or action item you captured within OneNote can easily be shared out to your team. However, from a usability standpoint, the Teams interface with OneNote is a bit more limited than the desktop version of OneNote. (In fact, as of this writing, the Teams version of OneNote has been limited to ‘read only’ due to all of the users working from home because of the coronavirus outbreak.)

This lack of functionality is not a problem though, because the very same notebook can be accessed using the OneNote desktop application. So, create the notebook from MS Teams, but maintain and add to the notebook from the desktop version. This provides the full functionality while still collaborating with other team members.

Side note: In the past, I have recommended keeping to a single notebook for all of your notes. I have abandoned this approach due to the strains on performance. I will share my new, evolved philosophy in a later post.

Creating Team Notebooks

From Microsoft Teams, select the relevant Team.
Within the Team, choose one of the Channels, such as General.
In the Teams ribbon, click the plus sign (+) to add a tab.
In the Add a tab dialog window, choose the OneNote application.
Expand the default team notebook by clicking on the triangle next to the notebook name.
Click the plus sign (+) for Create New Section.
Provide a name for the new section (recommendation: use the name of the channel).
If desired, leave the check in ‘Post to the channel about this tab’ to notify team members that the notebook now exists.
Click Save.

This is part of a series on productivity using Office 365.

Use Quick Notes

Don’t let random ideas interrupt your productivity

Good ideas can happen at any time – which is good and bad. While creativity is key to competitive advantage, you still have to maintain productivity if you want to get anything done. David Allen goes into great detail describing how the mind is for having ideas, not holding them.

So, how to clear your head without losing these great ideas? I recommend the use of Quick Notes. Windows is able to call up Quick Notes from any application. You just have to use the keyboard shortcut ÿ+n (Windows key and the letter n). This will pop up a stickie-note window. Now, simply jot down the thought or idea on this note, with just enough information that you can make sense of it later – do NOT try to capture and clarify. Just capture the idea.

After capturing the idea, go back to whatever you were working on, giving it your full attention.

Later, such as your next break or at the end of the day, review your Quick Notes. At this time you can make an initial attempt at clarifying the idea, expanding and filling in details such you can identify any actions that you need to take.

Creating Quick Notes

From whatever application you are using, use ÿ+n.
Type your thought, idea or reminder on the new note.
Return to whatever you were doing.

This is part of a series on productivity using Office 365.